Hacer Coffee break o no hacer coffee break
Esa es la cuestión.
Es común que me pregunten si es necesario incluirlo o no. La respuesta es si, pero por razones funcionales, en lugar de por miedo a ver la cara de los compañeros al no encontrar una coca cola light en toda la sesión.
La razón funcional y justificada es ofrecer un espacio a mitad de mañana o tarde para tomar un descanso de la actividad en curso. Despejar la mente, estirar el cuerpo, asistir a los servicios, retomar energías, ponernos cómodos nuevamente y continuar. En eso estoy de acuerdo, incluso la teoría actual del manejo del tiempo apoyan esta idea sin discusión.
Ahora. ¿Dónde empieza un coffee break a volverse poco funcional? Hay varios puntos, pero quiero enfocarme en solo dos aspectos que veo regularmente:
1. Cuando el servicio se vuelve desperdicio. Que quiero decir. Al procurar al grupo con tanta abundancia me duele ver la cantidad de pet o latas que solo se abrieron una vez y no fueron consumidas en su totalidad. La cantidad de platos desechables utilizados varias veces por que el asistente olvido si ese era su plato y volvió a servirse. O la gran cantidad de vasos desechables que son utilizados por que de igual manera, salieron del salón, olvidaron cuál era su vaso y volvieron a servirse.
Una propuesta. Pedir al lugar montar el servicio con vajilla o vasos de vidrio. Para complementar y también reducir en el uso de agua al lavar los vasos se puede procurar contar con cinta y plumones para marcar con nombre los vasos para que puedan ser reutilizados. Es decir procurar un consumo responsable de los recursos durante la sesión. Que eso también nos dice mucho del grupo, si dejan todo hasta cierto punto en orden o todo votado y tirado a lo largo del salón.
2. Cuando lo que se ofrece al grupo irrita en lugar de nutrir. Me refiero a que gran parte del menú de estos servicios de café contienen alimentos o bebidas acidas en su constitución. Al ser ingeridas retrasan la digestión y requieren una mayor energía del cuerpo para ser procesadas, lo que hemos comprobado al trabajar con diferentes grupos, creas o no, afecta su atención y disposición durante la sesión de trabajo.
Propuesta. Revisar si es necesario ofrecer todos los alimentos o bebidas disponibles. Recuerda que menos es más. Si el grupo está bien comido y atendido, tal vez solo sea necesario ofrecer té o agua.
¿Nosotros que incluimos o recomendamos en nuestras sesiones de trabajo?
Una mesa de hidratación. Punto. Nada lujoso. Nada pretencioso. Solo una mesa, vasos de vidrio, cinta, plumones y agua. Suena muy básico, pero este detalle nos permite procurar la mejor energía de cada participante durante la sesión. En más de 12 años cuando nos fue permitido manejar el servicio de hidratación al grupo te prometemos que nadie murió por no haber encontrado una Pepsi Kick.
Otra opción menos básica pero igual de funcional puede ser ofrecer una mesa con aguas frescas con frutos de temporada. Por ejemplo en Misión del Sol tienen un agua de tamarindo deliciosa que siempre recomendamos.
Y es que durante nuestros procesos todo lo que necesita el grupo es hidratarse. Y eso no significa tomar 750 ml de Gatorade cada dos horas, es solamente beber agua.
¿Que hemos obtenido con esto? Comentarios de sentirse más ligeros al final del día y de lograr un buen descanso para continuar al siguiente. Todo esto bajo principios muy básicos como mover el cuerpo, hidratarse y comer bien.
Puede ser un punto trivial y sabemos que hay otros 200 detalles a revisar al procurar un espacio de trabajo. Pero cada detalle cuenta para lograr el éxito de un espacio de trabajo vivencial y con gusto hacemos esta sugerencia de considerar el servicio al grupo de otra manera cada vez que podemos.
