Como tener juntas conscientes
Una junta, tiene por objetivo generar la discusión para la toma de decisiones importantes. Basados en esto, es fundamental priorizar el formato en el que se lleva a cabo la reunión ya que el 80% de las reuniones, se pierde más del 80% del tiempo empleado en ella haciendo que los integrantes pierdan el interés, la atención y por supuesto su presencia plena en ella.
Lo sabemos todos, pero nadie se atreve a poner orden en el formato, de cómo llevar a cabo una reunión de trabajo; por temor a la jerarquía, por miedo a hacerse cargo de la tarea o miedo a tener alguna dificultad con algún integrante.
Observa el objetivo de la reunión reconociendo dos tipos de reuniones:
Reunión informativa. Solo se presenta información. Recomendación: buscar otra forma para compartir esta información y eliminar los informes que invitan a una discusión sin que agregue valor.
Reunión para la toma decisiones. Identifica el objetivo y dalo a conocer a los integrantes antes de la reunión; prepara materiales de apoyo, asegurando que, quienes van a presentar los temas preparen y compartan la información relevante con anticipación; si los materiales no están listos, postergar el tema para otra reunión es lo más recomendable.
Definir el inicio y fin de la reunión es fundamental, así como el resultado esperado. Cada punto de la agenda debe estar relacionado con un resultado que justifique el tiempo invertido; por ejemplo, de resultados esperados: generar opciones, definir criterios, tomar una decisión, etc.
Controlar el tiempo. Fijar límites para cada tema (¡ser un poco generoso!) y respetarlos.
Seleccionar con cuidado a los participantes. Convocar únicamente a aquellos que tienen una responsabilidad directa y/o conocimiento relevante sobre los temas de la agenda.
Si a pesar de haber introducido todas estas “innovaciones” en tus reuniones, el tiempo todavía no alcanza para tratar todos los puntos de la agenda, considera la posibilidad de aumentar la frecuencia o la duración de las reuniones.
¡No sigas poniendo diez kilos de papas en una bolsa para cinco kilos!
