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La disciplina eficaz

Si el desempeño de un empleado generalmente no está a la altura o si ignora constantemente los criterios y las normas de la organización, es posible que el gerente tenga que imponer la disciplina para controlar ese comportamiento. ¿Qué es exactamente la disciplina? Son las acciones que emprende un gerente para hacer cumplir las expectativas, criterios y reglas de la organización. Los problemas de disciplina más comunes que enfrentan los gerentes son los de asistencia (falta, retardos, abuso de los permisos por enfermedad), comportamiento laboral (incumplimiento de las metas de desempeño, desobediencia, descuido al usar los mecanismos de seguridad, consumo del alcohol o drogas) y deshonestidad (robo, mentiras a los jefes).

La esencia de la disciplina eficaz puede resumirse en los ocho comportamientos siguientes:

1.- Responda Inmediatamente. Cuando antes siga una medida disciplinaria a una infracción, más probable que es el empleado asocie el castigo con la infracción y no con usted como encargado de la disciplina. Es mejor comenzar el proceso disciplinario en cuanto se detecte la infracción.

2.-Haga una advertencia. Tiene la obligación de advertir al empleado antes de emprender una medida disciplinaria. Esto quiere decir que el empleado debe ser consciente de las reglas de la organización y aceptar sus normas de comportamiento. Es más probable que los empleados consideren justa la medida disciplinaria si recibieron una advertencia clara de que cierta infracción les traería un castigo y cuando saben en qué consiste éste.

3.-Enuncie concretamente el problema. Indique la fecha, hora, lugar y personas, así como circunstancias atenuantes de la infracción. Defina la infracción con los términos exactos en el lugar de recitar normas de la compañía o incisos del contrato laboral. Explique porque el comportamiento no puede continuar, demostrando cómo afecta específicamente el desempeño laboral del empleado, la eficacia de la unidad y a los compañeros del empleado.

4.-Permita a cada empleado explicar su posición. Cualesquiera que sean los hechos que hayas descubierto, un proceso justo exige que dé al empleado la oportunidad de explicar su posición. Desde el punto de vista del empleado, ¿qué fue lo que ocurrió? ¿Por qué ocurrió? ¿Qué imagen tiene el empleado de las reglas, normas y circunstancias?

5.-Sostenga una discusión impersonal. Los castigos deben vincularse a la infracción, no a la personalidad del infractor. Es decir, la disciplina se dirige no al empleado, sino a lo que haya hecho.

6.-Sea constante. El trato justo de los empleados exige que la disciplina sea congruente. Si hace valer de manera incoherente las reglas sobre infracciones, pierden su efecto, la moral se reduce y los empleados pondrán en tela de juicio la habilidad de usted. Ahora bien, la constancia no significa tratar a todos exactamente por igual, pues esto significa ignorar circunstancias atenuantes. Es razonable modificar la gravedad de las penas en función del expediente de un empleado, su historial de desempeño, etc. Pero es de usted la responsabilidad de justificar claramente las medidas disciplinarias que a los empleados puedan parecerles incongruentes.

7.-Emprenda acciones progresivas. Escoja un castigo apropiado a la infracción. Los castigos deben ser progresivamente más graves si la infracción se repite. La disciplina progresiva comienza con una advertencia de palabra y continúa con un regaño por escrito, una suspensión, degradación o día sin goce de sueldo y, por último, en el más serio de los casos, el despido.

8.-Obtenga un compromiso de cambiar. La disciplina debe incluir guía y dirección para corregir el problema. Deje que el empleado declare qué piensa hacer para garantizar que no vuelva a ocurrir la infracción.

Fuente: Basado en A. Belohlav, The Art of Disciplining Your Employees, Prentice Hall (1985). R.H. Lussier, "A Discipline Model for Increasing Performance", en Supervisory Management, agosto de 1990.