Desarrollo de tu equipo de trabajo

"Todas las personas tienen la disposición de trabajar creativamente. Lo que sucede es que la mayoría jamás lo nota." - Truman Capote (1924-1984)

¿En que etapa de desarrollo se encuentra tu equipo de trabajo?

Conocer en qué etapa se encuentra actualmente tu equipo de trabajo puede ayudarle a hacer los ajustes necesarios en su relación (persona a persona / grupo) para que se alcance la consecución de metas deseada con el menor desgaste.

La primera etapa, de formación, se caracteriza por una gran incertidumbre sobre el propósito, la estructura y el liderazgo del grupo. Los miembros "sondean las aguas" para determinar qué conductas son las aceptables. La etapa concluye cuando los miembros comienzan a considerarse parte del grupo.

La segunda etapa de conflicto se distingue, precisamente, por los conflictos internos que en ella se dan. Los miembros aceptan la existencia del grupo pero se resisten a las restricciones que les impone su individualidad. Se presentan conflictos por quien controla el grupo. Esta etapa termina cuando se cuenta con una jerarquía de liderazgo clara.

En la tercera etapa se establecen las relaciones de trabajo estrechas y el equipo manifiesta su cohesión. Hay sentido de identidad y pertenencia, esta etapa de regulación se da por concluida cuando se solidifica la estructura del grupo y se han establecido una conjunto de expectativas sobre lo que se define como el comportamiento correcto.

La cuarta etapa es la de desempeño. La estructura en este punto es completamente funcional y es aceptada por el grupo. La energía de los integrantes ya no se dirige a conocerse y entenderse, sino a realizar la tarea que los ocupa.

Para los equipos de trabajo permanentes, la etapa de desempeño es la última de su desarrollo. En cambio para equipos temporales que tienen una tarea limitada, queda una fase de desintegración. En esta etapa el grupo se prepara para disolverse y su prioridad ya no es un desempeño superior, sino que se dirige su atención a las actividades de cierre y de nuevas direcciones.

Se tiene la impresión de que el equipo de trabajo se hace más eficaz a medida que pasa por las primeras cuatro fases. Aunque esta suposición sea verdaderamente general, lo que hace que un equipo sea más eficaz es más complicado que el recorrer estas etapas. Se tiene que tomar también en cuenta el contexto de la organización, algunas tareas darán un desarrollo acelerado del equipo y otras no.

Ninguna teoría del desarrollo organizacional se puede seguir al pie de la letra. De cualquier manera el conocimiento de las mecánicas de los grupos puede hacer la diferencia en el desempeño del equipo, la organización o en los resultados alcanzados por la empresa.

Fuente: B.W. Tuckman, "Developmental Sequences in Small Group", en Psychological Bulletin, junio de 1965, pp. 384.99. BW. Tuckman y M.C. Jensen, "Stages of Small-Group Development Revisited", en Group and Organizational Studies. M.F. Maples, "Group Development: Extending Tuckman´s Theory", 1988 en Journal for Specialist in Group Work.

En nuestra experiencia la comunicación en una organización se da en dos vías:

• De los líderes a su equipo.

• Del equipo hacia sus líderes.

La falta de comunicación de los líderes hacia su equipo, nuestra experiencia nos ha enseñado que se da principalmente por las siguientes suposiciones o pensamientos:

• Porque creen que deben hacerlo todos solos.

• Porque creen que los integrantes de su equipo ya saben lo que tienen que hacer.

• Porque creen que ya tuvieron oportunidad de preguntar y necesitan enfocarse en trabajar.

La falta de comunicación del equipo de trabajo hacia sus líderes, nuestra experiencia nos ha enseñado que se da principalmente por las siguientes suposiciones o pensamientos:

• Porque no han aprendido a expresar lo que quieren decir.

• Porque no encuentran el espacio o momento adecuado para exponer o comunicar.

• Porque existen miedos a las consecuencias de decir lo que se necesita, se piensa o sucedió.

El primer paso para romper estas suposiciones en los líderes es:

Que tengan oportunidad de reconocer que su gente tiene algo importante que decir. Que existe la posibilidad de que el equipo pueda traer algo que pueda ser funcional para todos y que pueda contribuir claramente a la mejora de resultados.

El primer paso para romper estas suposiciones en el equipo de trabajo es:

Fomentar un ambiente donde se tomen en cuenta las opiniones. Para dar certidumbre al integrante del equipo de que los conocimientos que tiene son de valor y serán tomados en cuenta.

Un primer paso para ambas partes es que encuentren su necesidad compartida en decir y ser escuchados, en lo que cada parte requiere. Para que ambas partes puedan funcionar desde: “Entiendo que necesitas ayuda con la tarea y requerimientos A. Entiendes que yo necesito tu apoyo con la tarea y requerimientos B.”

Y es a través de esta claridad del objetivo común de ambas partes, dónde fluye la comunicación para ideas, correcciones, modificaciones, ajustes o reportes.

Esta es una regla Coscatl. Le llamamos la regla del 5%. Y dice lo siguiente.

“Para poder pedir, demandar o solicitar un desempeño mayor de tu equipo de trabajo es necesario dedicar al menos el 5% de su tiempo laboral semanal a su capacitación, retroalimentación, orientación o fortalecimiento”.

Que quiere decir esto. Si en tu organización no encuentran el espacio de dedicar por lo menos 2.5 horas en promedio a la semana (tomando como base una semana laboral compuesta de 50 horas ) en la formación o enteramiento de su gente. ¿Cómo esperan que estén preparados ante los constantes cambios, retos y demandas? ¿Qué clase de responsabilidad tienen sobre ellos como organización empleadora? ¿Cómo esperan que puedan crecer o desempeñarse más allá de las expectativas? Ó ¿Cómo esperan que puedan hacer ajustes rápidos, reorganizarse ante cualquier conflicto u oportunidad?

Esta formación o entrenamiento no son consultores o talleres de un alto costo. La sugerencia que hacemos es utilizar los materiales que se tienen. Por ejemplo: comentar de nuevo la importancia de los valores de la empresa, permitir espacios de retroalimentación entre departamentos, volver a revisar los procedimientos actuales, compartir de nuevo la visión para este año de la empresa, etc.

No es necesario generar nuevo material o tener a la persona de recursos humanos leyendo libros para que este implementando talleres cada semana. La premisa base es tener el interés, de conversar, de reunirse, de hacer pausas, de crear espacios que sumados a lo largo del tiempo permitan tener equipos de trabajo capaces de responder ante cualquier ajuste o necesidad.

Sabemos que las demandas sobre nuestro tiempo cada vez son mayores. Nosotros en Coscatl también sentimos esa presión. ¿Pero sabes que lo alivia? El hecho de poder reunirnos, de compartir ideas, de saber que estamos juntos y a dónde vamos. El hecho de dedicar más del 5% de nuestro tiempo a compartir ideas, mejores prácticas, aprendizajes, experiencias.

Esa es la invitación. Y tal vez suene un poco irreal aplicarlo a toda tu área de producción. Pero si puedes empezar con tu equipo chico, con tu equipo inmediato, te aseguramos que notarás una diferencia.

Adaptarme a cualquier cosa diferente, a como se y entiendo que estaba funcionando, siempre me es difícil. ¿Siempre? Mantener mi vida “controlada”, aparentemente con rutinas, hábitos me da seguridad, con la sensación de que “todo está bien”, pues ya se lo que va a suceder.

¿Cuánto tiempo necesito para adaptarme a los cambios?

Dependerá de mí circunstancia, mi momento en mi vida, mi manera de interpretar lo que sucede, la magnitud del cambio, lo que me significa o la expectativa que tenía en el resultado esperado.Como me es fácil olvidar que ¡TODO CAMBIA!, ¡Cambia! que cada paso que doy, lo doy sin la seguridad de lo que hay adelante, me atrevo a hacer planes y dar por hecho cosas, con la ilusión de que van a pasar como lo espero o mejor dicho de acuerdo a mi expectativa.

Olvido que lo único que está en mis manos… es el abrirme o no abrirme a experimentar las diferentes sensaciones que obtengo en cada momento que vivo, y así es como las cosas que suceden en mi vida, me han enseñado que aunque me resisto a que pasen, van a pasar.

Aceptando que en momentos mi cuerpo sufrirá tensión, que habrá descontrol en mis emociones, la realidad es que mi cuerpo se encuentra conectado directamente a mis pensamientos, generando sensaciones posteriormente sentimientos que me definen una realidad mi realidad que forme.

Lo que sí puedo hacer es dejar de pensar que tengo “el control” de lo que sucede… dejar de aferrarme a que lo que me rodea sea como yo quiero que sea… rendirme ante la realidad de que lo único que está en mis manos… es lo que sucede en mi interior, lo que sucede con mi cuerpo y mis emociones, y elegir sonreír en lugar de llorar. Y confiar para hacerle frente a los diferentes terrenos.

Art: Hiking Artist

Lo que necesitas entender es:
No puedes sobrevivir en este mundo por ti mismo.

Lo que realmente necesitas entender es:
No puedes sobrevivir en este mundo por ti mismo.

Lo que realmente necesitas y debes entender es:
No puedes sobrevivir en este mundo por ti mismo.

Lo que realmente necesitas y debes entender y vamos a continuar recordándotelo es:
No puedes sobrevivir en este mundo por sí mismo.

¿Quedó claro?

Aun así es increíble que a nosotros quienes conformamos Coscatl se nos remunere para ayudarte a recordar el máximo poder que tenemos como seres humanos: la capacidad de formar culturas y trabajar juntos hacia un propósito común, misión, causa o creencia.

Sí, trabajar juntos. Lo hemos estado haciendo durante miles de años y no sólo porque ahora sea más fácil obtener un pedazo de carne (o ramo de verduras para los vegetarianos) tú o tu equipo debe desechar esta idea de 200.000 años de edad de que "necesitamos de unos y otros con el fin de crear el mundo que nos rodea".

Por favor. Es más fácil de lo que crees. Te invito a creer en ti mismo y los demás. Sé que puedes sentir la velocidad en que vivimos y déjame decirte algo, necesitas de otros para sobrevivir en este mundo.

Así que concentra tu energía en la construcción de la confianza, concentra tu energía en establecer las relaciones de valor con tu familia, amigos, compañeros de trabajo, socios y proveedores que harán la diferencia. Sé un ejemplo. Ha llegado el momento, deja de engañarte que el mañana vendrá y estarás en otro lugar donde no necesitarás a esta gente que llamas “equipo". La vida es aquí y ahora, haz un plan para hoy, toma las medidas necesarias.

Y por favor, detente. Toma una hoja de papel y un lápiz. Piensa y escribe más allá del plan y las acciones, cómo te vas a comportar a partir de ahora. En el comportamiento momento a momento está la llave para el cambio, para la evolución, para una vida sencilla y funcional.

Te reto.

J.

Cuando aceptamos que no podemos hacerlo todo, estamos más dispuestos a pedir y aceptar ayuda para lograr cualquier cosa.

Es un hecho, hay una tendencia en todos nosotros a querer trabajar solos sin tener que esperar o considerar a otros. Yo confieso sentir esto con los proyectos que quiero hacer aquí en Coscatl. Me molesta tener que esperar a que mis demás compañeros estén en oficina o tengan tiempo de revisar el documento, diseño o propuesta, para poder continuar hacia la conclusión de mi proyecto.

Estoy seguro que este sentimiento también lo has experimentado. Entonces estamos de acuerdo. Es molesto. Pero me he dado cuenta que puede llegar a ser más contraproducente el hacer la suposición de que cuento con toda la información para entregar la tarea o de que puedo hacerlo solo. ¿Por qué? Platicando de este tema con Melitón y compartiéndole como me siento al ejecutar los proyectos de la oficina me dijo algo que me hizo mucho sentido: “hoy en día la persona que hace sola las cosas se está perdiendo del 80% de las posibilidades de hacer la tarea de una manera distinta, inclusive algunas veces a mayor velocidad o menor costo.”

¿Qué quiere decir esto? Ya lo sabes, que sí vale la pena preguntar o considerar al otro. Por eso como civilización nos organizamos en grupos o equipos, siempre alguien tiene algo que aportar o tiene mayor experiencia respecto a un aspecto en particular. Por supuesto que esperar para el 100% de las tareas es poco funcional, podemos aplicar el sentido común.

El punto es, vives en grupos, considera a la persona que tienes a lado. No tenemos que saberlo todo o hacerlo todo, es muy cansado vivir bajo ese paradigma. Trabajar solo es poco funcional en el largo plazo. En el corto plazo yo sé, es muy cómodo: saco mi tarea, listo, qué sigue, ya cumplí, yo sí cumplí, yo sí hago, ¿Ya me puedo ir? Pero en el largo plazo, cuando trabajas en su mayoría por tu cuenta y sin esperar o considerar a los demás; el sentimiento que cultivas es de aislamiento, de poca pertenencia, porque estás viendo por “tu bienestar” sin considerar a otros y eso te lleva a olvidar el objetivo en común que como equipo u organización tienen.

Reflexiona un rato sobre ello. Hay mucho valor en el último párrafo.

Hasta la próxima.

Me es un gusto el poder colaborar con equipos de trabajo con un interés genuino en su crecimiento. Encontrar líderes y personas dispuestas a escuchar y aprender es una de mis principales motivaciones para continuar en mi camino de servir a través de nuestros procesos vivenciales.

Ya que desde el inicio puedo entablar una conversación orientada a resultados, objetivos y puntos clave. De esta manera los proyectos se convierten en más que aliviar un dolor de cabeza, para ser una búsqueda conjunta de los mensajes y aprendizajes que aportaran un grano de arena en el continuo crecimiento personal y profesional de nuestros clientes.

Proyecto Incomodo

Expongo esto ya que algunas veces me encuentro con la otra cara de la moneda. Me encuentro líderes y personas solo enfocadas en terminar con el proyecto "incomodo" de este año. Con una prisa palpable por solo cumplir, pues porque siempre se ha hecho, porque ya es el mes del año en que toca o porque existe la presión de hacer otro evento para preservar un lugar en la lista del Great Place to Work Mexico.

Por lo mismo me atrevo a preguntar. ¿Qué espacio estas procurando para tu grupo? ¿Estas cumpliendo con el proyecto solo por terminar? Y lo pregunto ya que conozco de primera mano el esfuerzo necesario para disponer de los recursos en tiempo y dinero para movilizar un grupo, para procurar los servicios, para elaborar la agenda y ajustar calendarios.

Por eso insistimos tanto y nos atrevemos a guiar para encontrar el verdadero objetivo del espacio de trabajo más allá de las palabras "integración" y "comunicación". Para poder trabajar por lograr aprendizajes que se traduzcan en acciones y compromisos tangibles.

Oportunidad

Es mi interés que veas tu espacio vivencial como una oportunidad. Una oportunidad de que miembros de tu grupo se reconozcan como personas unidas por una visión y objetivo común. Y es que cuando he tenido el privilegio de presenciar que durante nuestro proceso un equipo se abre a escucharse, expresarse y comunicarse es un momento mágico.

Porque llega a ser posible que se reconozcan con una mente abierta para valorarse más allá de una necesidad personal para llegar a una necesidad compartida. Y es en estos momentos donde comprendo el poder que tenemos como especie al formar grupos, al compartir visiones y objetivos para lograr resultados extraordinarios.

Estas oportunidades de acercamiento son las que buscamos crear para ti y para tu equipo. Para que puedan verdaderamente aprovechar el recurso de moverse y vivir un par de días diferentes. Estos espacios o “pausas” en su calendario realmente tienen un valor, queremos que lo veas y seguiremos aquí para ayudarte.